Sekretariat: Pengertian dan Tugas

• menit membaca

Daftar Isi

Sekretariat adalah bagian dari organisasi yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan administrasi, komunikasi, dan berbagai fungsi pendukung lainya di lingkup sebuah organisasi. Peran sentral dari sekretariat ialah menjamin terealisasinya operasional harian yang tepat guna dan berlangsung dengan baik dalam organisasi.

Sebagai sentral dari administrasi, sekretariat memiliki kewajiban untuk memanajemen dan memelihara berbagai dokumen penting layaknya kebijakan organisasi, laporan, surat-menyurat maupun kontrak berupa nota kesepahaman. Selain itu sekretariat juga berfungsi dalam menyusun program rapat, mengatur pertemuan, dan menyediakan bantuan administratif untuk program-program terkait.

A. Pengertian Sekretariat

Berikut ini beberapa pengertian sekretariat menurut para ahli antara lain.

Menurut Sutarno, sekretariat adalah sebuah bagian dalam organisasi yang mempunyai kontribusi dalam menjalankan peran administratif dan koordinasi. Bagian sekretariat berkewajiban untuk menyediakan bantuan administrati, hal itu mencakup mengelola arsip, melakukan penyusunan laporan, menyediakan informasi, serta menunjang dalam komunikasi internal maupun eksternal.
Menurut Drs. H. Sugiyono, sekretariat adalah unit organisasi yang mempunyai fungsi sebagai sentral informasi dan komunikasi. Peran sentral dari sekretariat ialah melayani kebutuhan-kebutuhan informasi, entah itu dari dalam maupun dari luar organisasi. Tak hanya itu, sekretariat juga memiliki tugas untuk menjaga dan memanajemen arsip dokumen serta membantu program koordinasi dari dalam.
Menurut Djoko Widodo, sekretariat adalah unik yang berkomitmen untuk melakukan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan administratif dan pengelolaan. Hal itu mencakup pengelolaan dokumen, manajemen jadwal, penyediaan informasi, menunjang aktivitas rapat dan pertemuan.
Menurut Prof. Dr. H. Didik J. Rachbini, sekretariat adalah badan yang berfungsi sebagai sentral pengelolaan informasi dan komunikasi pada lingkup organisasi. Sekretariat juga memiliki tugas untuk menjaga privasi dokumen, merancang kebijakan administratif, menunjang program koordinasi, dan pengelolaan organisasional.

B. Tugas Sekretariat

Berikut ini beberapa tugas yang umumnya dilakukan oleh sekretariat antara lain.

1. Manajemen Administrasi

Tugas pokok dari sekretariat ialah memanajemen administrasi rutin organisasi. Hal ini mencakup proses dalam mengelola surat-menyurat, penyiapan dan penyebaran berbagai dokumen, pemeliharaan arsip, penjadwalan rapat, melakukan koordinasi perjalanan bisnis, manajemen inventaris, dan melakukan berbagai tugas kepengurusan lainnya.

2. Koordinasi Internal

Sekretariat bertugas dalam memudahkan komunikasi dan koordinasi antara unit dan peserta organisasi. Dalam hal ini memerlukan penyampaian informasi berupa pesan, mempertemukan berbagai individu yang ikut ambil bagian, mengatur jadwal pertemuan internal, dan menjamin segenap peserta organisasi memiliki keleluasan terhadap informasi yang dibutuhkan.

3. Koordinasi Eksternal

Selain daripada koordinasi internal, sekretariat juga bertugas untuk membangun hubungan dengan pihak dari luar, entah itu dengan konsumen, relasi bisnis, dan stakeholder lainnya. Tugas tersebut meliputi tindakan menerima panggilan telepon, merespons pertanyaan atau pengaduan, mengoordinasi pertemuan dengan pihak dari luar, dan menjamin hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan organisasi.

4. Manajemen Informasi

Sekretariat berkewajiban untuk melakukan manajemen informasi dari dalam maupun dari luar organisasi. tentunya hal ini membutuhkan pengumpulan, sistematisasi, dan penyimpanan informasi yang berguna secara langsung, serta memberikan kepastian secara jelas keterjangkauannya bagi peserta organisasi. Di era digital, tugas tersebut juga dapat mencakup pengelolaan basis data elektronik dan manajemen sistem informasi organisasi.

5. Persiapan Rapat

Persiapan rapat termasuk satu diantara tugas yang substansial bagi sekretariat. Hal ini tidak lepas dari tindakan menyusun agenda rapat, menghimpun dan menyalurkan berbagai bahan yang dibutuhkan, memberikan kepastian secara jelas terkait ketersediaan ruang rapat, dan melakukan pencatatan yang berhubungan dengan hasil rapat. Selain itu, sekretariat juga membantu dalam mengatur rapat khusus atau acara lainnya yang melibatkan peserta organisasi.

6. Dukungan Administratif kepada Pihak Pengelola

Sekretariat kerap kali memberikan dukungan administratif kepada pihak pengelola maupun pengurus organisasi. Hal tersebut mencakup penyusunan laporan, penjadwalan agenda dan perjalanan pihak pengelola, mengatur pertemuan dengan pihak eksekutif dari luar, dan menyediakan keterangan keterangan berupa informasi yang dibutuhkan untuk tindakan mengambil sebuah keputusan.

7. Manajemen Kebijakan dan Prosedur

Sekretariat memiliki kewajiban untuk menjamin kebijakan dan prosedur organisasi tercatat secara resmi dan diperbarui secara teratur. Selain itu, dalam hal ini sekretariat bertanggung jawab dalam menyusun dan melakukan pembaruan berbagai dokumen kebijakan, memonitor kepatuhan terhadap kebijakan yang ada dan memberikan insruksi kepada peserta organisasi tentang kebijakan serta prosedur yang bersangkutan.

8. Koordinasi Acara

Sekretariat kerap kali ikut ambil bagian dalam koordinasi acara maupun pertemuan yang diselenggarakan oleh organisasi. Adapun dengan adanya koordinasi acara tentu saja membantu dalam pemilihan tempat, perundingan kesepakatan dengan vendor, pengaturan logistik, registrasi peserta, dan manajemen kepengurusan yang berhubungan acara.

9. Pengamanan Informasi dan Keamanan

Lantaran tugas dari sekretariat ini yang penting dalam manajemen informasi organisasi, sekretariat kerap kali bertugas untuk melakukan penjagaan keamanan informasi , keamanan data dan dokumen yang rentan. Dalam hal ini diperlukan implementasi kebijakan keamanan, regulasi izin akses, dan perlindungan terhadap akses yang tidak resmi ataupun penyalahgunaan informasi.

Demikian penjelasan sekretariat: pengertian dan tugas. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

Referensi:

Sedianingsih., Mustikawati, Farida., Soetanto, Nieke P. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Kencana. Jakarta.