Rapat: Pengertian, Tujuan, Jenis dan Manfaat

Daftar Isi

Pengertian, Tujuan, Jenis dan Manfaat. Dalam kondisi tak terduga kadang-kadang dituntut untuk mengikuti suatu agenda entah itu yang resmi ataupun tidak resmi. Demikian juga dengan rapat adakalanya seseorang merasa bertanya-tanya dengan berbagai hal yang mesti dilangsungkan dalam suatu rapat. 

 

Rapat bisa bermakna sebagai media atau sarana komunikasi kelompok yang memiliki sifat tatap muka dan begitu substansial. Dalam implementasinya, umumnya rapat dilangsungkan oleh sebagian besar organisasi, entah itu swasta ataupun pemerintah untuk memperoleh pertimbangan sepakat melalui permufakatan untuk menentukan suatu kesimpulan dalam bentuk keputusan.

A.    Pengertian Rapat

Berikut ini pengertian rapat menurut para ahli antara lain.

• Menurut Nunung dan Ratu Evi, rapat adalah suatu instrumen komunikasi antara kepala kantor dengan pegawainya.
• Menurut Hasibuan, rapat adalah pandangan dari dua atau lebih orang yang melakukan interaksi dengan lisan serta berhadapan dengan para orang yang membuatnya jadi bagian dari rapat yang diselenggarakan. Dengan adanya rapat akan membuatnya jadi suatu transisi yakni pertukaran informasi yang begitu berguna. 
• Menurut Moh. Surya, rapat adalah mekanisme yang dijalankan dengan terstruktur yang mana peserta didik akan bisa memperoleh peluang untuk melakukan perdebatan, mengomentari, dan memberikan opini dalam suatu persoalan yang menjadi tema diskusi pada suatu rapat.
• Menurut Agus M. Hardjana, rapat adalah konferensi berupa pertemuan beberapa individu di suatu tempat dalam kurun waktu yang ditentukan, untuk membincangkan suatu perkara dengan bersama-sama.
• Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara, rapat adalah manifestasi komunikasi yang kesediaannya dihadiri sejumlah individu untuk membincangkan dan menyelesaikan persoalan tertentu.
  

 

B.    Tujuan Rapat

Berikut ini tujuan rapat antara lain.

• Sebagai sarana untuk menyelesaikan atau berusaha untuk mendapatkan penyelesaian dalam suatu persoalan.
• Sebagai sarana untuk memberikan keterangan berupa informasi, instruksi, dan pemberitahuan.
• Sebagai media dalam pengaturan didalam dan diluar.
• Supaya anggota rapat bisa turut berperan serta dalam berbagai persoalan yang tengah berlangsung.
• Merencanakan suatu agenda atau program.
• Menampung segenap persoalan dari mereka yang sebagai anggota rapat.
  

 

C.    Jenis-Jenis Rapat

Berikut ini beberapa jenis rapat antara lain.

1.    Rapat Besar

Rapat besar adalah rapat masif yang dilangsungkan untuk kepentingan publik, lazimnya diselenggarakan di tempat umum layaknya lapangan terbuka yang ekstensif agar supaya menampung banyak orang.

2.    Rapat Paripurna

Rapat paripurna adalah aktivitas rapat yang kesediaannya dihadiri oleh anggota-anggota dan pimpinan serta termasuk diskusi tertinggi dalam menjalankan otoritas dan kewajiban berupa tugas. 

3.    Rapat Anggota

Rapat anggota adalah suatu forum yang diselenggarakan untuk anggota-anggota perhimpunan, organisasi, partai, dan lain sebagainya.

4.    Rapat Desa

Rapat desa adalah aktivitas rapat yang kesediaannya dihadiri oleh kelompok masyarakat tertentu yang memiliki hak datang dan menyampaikan opini dalam rapat itu sendiri.

5.    Rapat Kerja

Rapat kerja adalah aktivitas rapat yang mengulas tentang persoalan serta berkaitan dengan pekerjaan dan mengulas hal-hal yang berkaitan dengan implementasi tugas suatu lembaga.

6.    Rapat Kilat

Rapat kilat adalah aktivitas rapat yang terjadi dengan tak terduga dan diselenggarakan dalam kurun waktu yang tidak panjang.

7.    Rapat Pleno

Rapat pleno adalah aktivitas rapat yang kesediaannya dihadiri oleh semua anggota dalam suatu ketatalaksanaan organisasi.

8.    Rapat Paripurna Luar Biasa

Rapat paripurna luar biasa adalah suatu aktivitas rapat lengkap yang diselenggarakan ketika waktu rehat.

 

D.    Manfaat Rapat

Berikut ini manfaat rapat untuk pemimpin rapat antara lain.

• Sebagai pemandu, mereka yang sebagai pemimpin mesti lebih bersiap dan lebih memahami persoalan dibandingkan dengan partisipan rapat yang lainnya sehingga bisa mengolah rapat dengan sepatutnya.
• Sebagai penyedia fasilitas, mampu memberikan akomodasi dalam keluasaan bagi anggota rapat untuk berusaha demi mendapatkan jalan keluar berupa penyelesaian bila rapat mengalami ketidaklancaran dan kebuntuan.
• Sebagai mediator, mesti bisa dalam melakukan tindakan selaku mediator bila muncul silang pendapat atau perselisihan di antara para anggota rapat.
• Sebagai pemberi motivasi, mesti bisa dalam memberikan dorongan berupa semangat saat rapat berlangsung lambat dan jenuh.
• Sebagai orang yang menentukan keputusan, mesti mengindahkan dengan serius isi pembahasan supaya mampu menghimpun data dan mengambil keputusan yang cermat.
  

 

Berikut ini manfaat rapat untuk peserta rapat antara lain.

• Memperoleh representasi sepintas mengenai organisasi dan representasi masa yang akan datang agar supaya mengakomodasi dalam membiasakan diri dengan segera.
• Menumbuhkan partisipasi dan motivasi tim. Dalam lingkup rapat yang berdaya guna, masing-masing peserta dapat menstimulasi peserta yang lainnya untuk ikut serta menyampaikan sumbangsih komentarnya.
• Memberikan peluang pada peserta rapat untuk menyampaikan feedback kepada administrator atau antarpeserta.
  

 

Demikian penjelasan rapat: pengertian, tujuan, jenis dan manfaat. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

 

Referensi:
 

Sarkonah. 2017. Mengelola Rapat dengan Baik. Multi Kreasi Satudelapan. Jakarta.